A partir del 4 de junio de 2025, se introduce una nueva obligación para las sociedades mercantiles: la inscripción de un correo electrónico como medio oficial de notificación.
Con la entrada en vigencia de esta disposición:
- Toda nueva sociedad mercantil debe incluir un correo electrónico en su escritura constitutiva, el cual será considerado el medio oficial para recibir notificaciones legales
- La omisión de este requisito impedirá la inscripción de la sociedad ante el Registro Público
Régimen transitorio para sociedades ya inscritas
Para las sociedades existentes, el legislador ha establecido un período de adecuación:
- Plazo máximo: 4 de junio de 2026
- Para inscribir el correo electrónico en el Registro Público, debe realizarse mediante escritura pública ante notario, ya sea otorgada por el representante legal o con base en un acuerdo de asamblea de socios que lo autorice.
A partir del 5 de junio de 2026, las sociedades que no hayan cumplido con esta obligación enfrentarán una consecuencia relevante: el Registro rechazará cualquier trámite registral hasta que se inscriba el correo electrónico.
Naturaleza jurídica de la inscripción del correo
La incorporación del correo electrónico no es un simple dato informativo. Constituye una modificación al pacto social, requiere publicación de edicto, debe cumplir con las formalidades notariales correspondientes y la responsabilidad sobre la validez del correo recae en la sociedad.
Implicaciones prácticas para la gestión empresarial
Esta obligación genera varios desafíos:
Gestión activa del correo inscrito. No basta con inscribirlo. Debe ser monitoreado constantemente.
Riesgo de notificaciones no atendidas. Una notificación recibida en ese correo se presume válida, aunque no sea revisada oportunamente.
La inscripción del correo electrónico como medio oficial de notificación marca un cambio sustancial: se convierte en el canal principal para comunicaciones legales. Su descuido o falta de gestión adecuada puede provocar que notificaciones judiciales o administrativas se tengan por válidamente realizadas y queden en firme, sin que la sociedad haya ejercido oportunamente su derecho de defensa.
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